Бизнес и лични разходи: защо не бива да се смесват?

Няма бизнес начинание, което да не основава дейността си върху финансите. Те, от своя страна, могат да бъдат отделени в две големи категории - приходи и разходи. От разумното управление на тези две категории зависи бъдещето на фирмата. Приходите и разходите са две неразривно свързани категории - неправилното разпределение на фирмените приходи в даден момент рефлектира върху фирмените разходи. И обратно.

В следващите редове обръщаме внимание на разходите. Става ли въпрос за менажиране на средства при управлението на собствен бизнес, едно е сигурно - границата между лични и бизнес разходи трябва да е ясна и безкомпромисна. Миксирането на бизнес и лични средства е доказало негативното си въздействие върху бизнеса.

Тази статия има за цел да ти представи потенциалните последици от неспазването на това неписано бизнес правило, както и да очертае основни съвети около това как да разграничаваш корпоративни и лични разходи.

Потенциални последици за бизнеса при неразграничаване на лични и бизнес разходи

Представяме ти някои от най-често срещаните негативни последици за бизнеса, породени от смесването на лични и бизнес разходи:

#Неуредици при възникване на правни въпроси:

В случай на възникване на правни неуредици, свързани с фирмените финанси и смесването на двете категории разходи, може да се окаже сериозен проблем. Колкото и да е добър адвокатът ти, в съда от съществено значение са финансово-отчетните документи, отразяващи фирмената дейност. При наличие на несъответствия, породени от недобросъвестното смесване на лични и служебни средства, не е изключено да претърпиш финансови загуби, в случай че решението бъде в полза на другата страна в спора.

Отказ от правото на ползване на ограничена имуществена отговорност също би била неблагоприятна последица. Повечето собственици на малък бизнес осъществяват дейността си като Еднолични търговци (ЕТ). Като такива, собствениците им отговарят с цялото си лично имущество пред закона. Дори законово тук да липсва ясно разграничение между лично и фирмено имущество, е препоръчително предприемачите сами да създадат граница между двата типа разходи. В случай че бизнесът ти се разрасне, ЕООД или ООД е по-подходящата форма на регистрация. При този тип фирми отговорност се носи до размера на имуществото на фирмата.

#Липса на организация на разплащателните данни:

Ако често ти се случва да извършваш плащания за служебни цели от личната си банкова сметка, а не от фирмената, в един момент ще настъпи организационен хаос. Ако впоследствие наредиш плащане от банковия си акаунт към личната сметка, за да си възстановиш направения по-рано служебен разход, ще се създаде трудност по отношение проследяването на транзакциите от и към служебната банкова сметка.

Не бива да се допуска настъпването на подобен хаос от трудно проследими данни за разплащания. За нуждите на текущото счетоводно отчитане фирмените разходи следва да са ясно проследими, а разходваните средства от фирмената сметка да са само за служебни цели. По този начин се гарантира ясен общ преглед на фирмените парични потоци - анализ на печалбите и идентифициране на загубите.

#Счетоводни и данъчни пропуски

Крайните срокове за подаване на изискуемите финансови отчети и стартирането на процедура по данъчно облагане трябва да бъдат спазени. В противен случай бизнесът ти може да претърпи финансови загуби, вследствие на неспазване на законовата уредба. Същите могат да възникнат и при подаване на некоректни счетоводни данни и пропуснати данъчни ползи, предвидени в закона.

Когато дойде времето за подаването на периодични финансови отчети и плащане на дължимите данъци, последното нещо, с което би искал да се занимаваш (ти или счетоводителят ти), е да разделяш фирмените и личните разходи. Както споменахме, фирмените приходи следва да се харчат само за фирмени разходи, личните финансови средства - отделно.

#Непрофесионално бизнес поведение

Работата по разширяване на бизнеса ти ще те срещне с редица нови хора - работници и служители, инвеститори, партньори, външни изпълнители. Нито един бизнес не функционира самостоятелно - по една или друга причина се налага същият да си партнира с външни фирми за получаването на експертиза по даден казус, различни видове услуги и т.н.

В основата на добрите бизнес отношения отново стоят коректните разплащания. Те, от своя страна, следва да са направени по надлежния ред, а именно разходи за външни услуги, персонал и т.н., които се правят за дейността на фирмата, следва да бъдат в графа “корпоративни финансови разходи”, а не в “лични разходи”. Ако плащането за получена външна услуга например бъде наредено през личната ви сметка, а не от тази на фирмата, действието може да се тълкува като поведение, което нарушава утвърдената бизнес практика. С други думи, това е непрофесионално бизнес поведение.

Как да разграничим успешно бизнес и лични разходи?

Следните няколко стъпки могат да ти бъдат от полза за успешното разделение на корпоративните и лични разходи:

#Инвестирай в правилните финансови услуги

Пазарът на услугите днес предлага различни възможности за бизнеса, в т.ч. и практични финансови услуги, които работят в полза на корпоративните клиенти. В тази връзка, използването на услуги като индивидуално корпоративно банкиране има важно значение за успешното разграничаване на бизнес и лични разходи. Оторизиран да работи с фирмения банков акаунт може да бъде управителят на фирмата или счетоводителят. Парични постъпления и плащания от там могат да бъдат извършвани само за целите на бизнеса.

Бизнес кредитирането също се нарежда сред финансовите услуги, от които си струва да се възползваш, при нужда от допълнително финансиране и с оглед разграничаването на разходите ти. Фирмите, специализирани в предлагането на бизнес кредити, предлагат разработени решения за собственици на бизнес, които имат нужда от допълнителен финансов стимул. По този начин не е нужно да теглиш кредит за своя сметка, който може да получиш при не много добри условия. А и в крайна сметка, целим успешното разделяне на бизнес и лични разходи, а бизнес кредитирането е идеалният инструмент, който работи в тази посока.

#Изготвяне на персонален бюджет и фирмен бюджет

Най-добрият начин за поддържане на разделението между твоите разходи и тези на фирмата е да се изготвят личен бюджет и бизнес бюджет. За да бъде ефективна тази мярка, следва да се придържаш строго към всеки от тях.

При нужда, много често собствениците на малки фирми финансират с лични средства дейността си. Практически, самоинициативно те се отказват от трудовото си възнаграждение в полза на бизнеса. За много нови предприемачи това е нещо нормално, но оттук се започва със смесването на паричните потоци, което се стремим да избегнем. Ролята на персоналния и личния бюджет, наред с представените съвети, е да те предпазят от попадането в омагьосан кръг от непроследими финансови транзакции, чието разграничение по линията “лични - служебни” става почти невъзможно.