Доставчиците на моя бизнес - как да постигна най-добрите условия?

Зад успеха на бизнеса, без оглед големината, сферата му на дейност и прочие различия, неминуемо стоят доставчиците. Те са тези, с които следва да си сътрудничите също толкова ефективно, колкото и с вашите клиенти (други фирми и физически лица). За бъдещото развитие на бизнеса от значение е постигането на най-добри условия за работа с доставчиците на твоя бизнес. Затова в следващите редове обръщаме внимание на ключовите аспекти за управлението на доставчиците за твоя малък и среден бизнес.

Проучване на твоите доставчици

Нито една фирма не може да осъществява самостоятелно дейността си, т.е. бизнес процесите ѝ са зависими в определена степен от организационните взаимоотношения с външни фирми - доставчици на суровини и материали, различни услуги и т.н. Предвид важността им за бизнеса, следва да проучиш предварително доставчиците, които ще допуснеш до бизнеса си, за да отговарят те на нивото на работата и фирмените изисквания.

Фактори като финансова стабилност, имидж на пазара, начин на управление в досегашния им опит с други фирми са важни за прочуването. В голяма степен от тези индикатори зависи и дали би могъл да ги привлечеш като надеждни партньори за своя бизнес. Проучването като процес от бизнес развитието е жизненоважно за малки и средни предприятия, тъй като те поначало разполагат с малък ресурс и трудно понасят икономически сътресения. Един погрешен избор, направен по отношение на доставчиците им, би струвал наистина скъпо за малкия предприемач.

Договорни отношения

Цялостната организация на процесите в един бизнес е обвързана с доставчиците му, затова е важно отношенията помежду ви да се основават на договорни отношения. На договора мнозина гледат като формалност, а за редица малки и средни предприемачи подобни писмени споразумения са излишни с аргумента, че по този начин се ограничава гъвкавостта им. Истината е, че за малкия предприемач договорът има ключово значение за осигуряване на законно, сигурно и дългосрочно сътрудничество.

Установяването на договорните отношения между страните е практика, доказала своята полза и за двете страни в бизнес процеса. Още на етап преговори различни важни параметри за работата се обсъждат и записват, около тях изникват и допълнителни аспекти от дейността, които също стават част от общата рамка на договора. Така, още преди фактически да са осъществени дейности по взаимната ви работа, и двете страни са наясно за действията си в конкретни случаи - нужно е само да формализирате решенията си.

Наличието на договор, който определя правата и задълженията между твоя бизнес и този на доставчика, гарантира спокойствие за бъдещата ви съвместна дейност. Договорът с доставчик е законен инструмент, който защитава бизнеса ти, в случай че се стигне до злоупотреба от негова страна в даден момент от съвместната ви работа.

Комуникация между бизнеса и доставчиците

Като всяка една съвместна дейност, тази между твоя бизнес и неговите доставчици се основа на комуникацията. Дори и в привидно “идеалната работна система” не всичко върви по план. Често се случва доставките ти да закъснеят, а понякога е възможно да забавиш разплащанията към доставчиците си. Това може да се случи по технически, финансови и много други причини. Трябва да отбележим, че подобни извънредни ситуации са съвсем нормални и през такива преминава всеки един бизнес. В основата на тяхното решение обаче стои ефективната комуникация. Със споделянето на проблемите помежду ви заедно ще достигнете до оптимално решение за двете страни. По този начин проблемът може да бъде преодолян лесно и без отчитане на загуби, за която и да е от страните в процеса.

На практика, липсата на комуникация може да задълбочи проблема, отключвайки поредица от такива и дори да доведе до тотален крах на бизнес взаимоотношенията ви. Последното развитие на ситуацията със сигурност не е от най-печелившите за бизнеса - липсата на доставки би могла да “замрази” процеса по производство, търговия  и т.н., като при сериозни неуредици дори да се стигне и до съдебни дела. Всичко това, поради липсата на диалог между страните, в който да се роди най-доброто решение за тях.

Планиране на бъдещите активности

Важна роля в процеса по оптимизиране на бизнеса има планирането. То важи с пълна сила и по отношение работните процеси между твоята фирма и нейните доставчици. Бъдещите ви съвместни активности биха били много по-ефективни, ако се основават на адекватно планиране.

Независимо дали се занимаваш с производство на даден продукт, или осъществяваш търговска дейност - добре би било доставчикът на суровини и материали или този, който ти доставя стоки с цел директна препродажба, да има предварителен план за нужния обем доставки.

По този начин конкретният доставчик ще може да планира своята работа, съобразно твоите бъдещи работни планове. По този повод в практиката се е наложило заявката на стоки и материали да се прави най-рано месец или най-късно седмица преди очакваната дата за доставка. Така се осигурява време на фирмата-доставчик за подготовка на планираната експедиция и физически, и документално. Ако определени стоки, суровини или материали не са налични, то тяхна грижа е да ги осигурят навреме, за да са на разположение при теб в определените срокове.

Планирането е важно не само по отношение доставката на физически стоки, материали и прочие, то важи също и за дигиталните бизнес процеси. За да бъде максимално функционален онлайн магазинът ти например в една кампания като Черен петък, той трябва да бъде технически подготвен, за да издържи трафика, който ще генерира. На база добре разработен план, доставчикът на този тип услуги ще предприеме навреме програмни решения, за да бъде бизнесът ти максимално подготвен за големия ден.