Имам малък бизнес. Как да се справя с бюрокрацията?

Бюрокрацията често е един от факторите, който отблъсква предприемачите да стартират и развиват свой собствен малък бизнес. В много от случаите тя е безполезна и силно натоварваща, което измества фокуса на предприемача от целенасочените действия за развитието на бизнеса. Не бихме могли да променим условията и стотиците бюрократични процедури, наложени от държавните органи при стартирането и управлението на собствен бизнес, но бихме могли да ти дадем няколко полезни съвета за това как да се справиш с бюрокрацията на вътрешно организационно ниво.

Фокусирай се върху крайните цели

Крайната цел е тази, от която следва да се води всеки успешен бизнес. Бюрократичните процедури - срещи, планове, документи, отчетност и други, могат да изместят фокуса не върху крайната цел, а върху самото изпълнение на тези процеси. По тази причина, за да бъдеш по-продуктивен, е важно да се фокусираш не толкова върху самото извършване на дейностите като попълване на документи, водене на отчетност, анализи и други, а върху крайната цел, от която в крайна сметка зависи доколко и дали ще бъдеш успешен предприемач.

Приоритетите на фирмата следва да са на преден план

Не само големите компании имат своите “големи приоритети”. Малкият бизнес също притежава своите ясни такива, за които работи от самото си създаване. Като собственик на малък бизнес, това може да ти помогне да се ориентираш по-добре и да минимизираш негативния ефект от бюрокрацията по време на работата си. Действително подаването на отчети, ако не към други фирмени звена, то към различни държавни структури, е неизбежно, но приоритетите следва да стоят над тези формалности. Не забравяй, че това е необходимо, за да продължиш да работиш в правилната посока.

Рационализирай работата с документи

Наборът от документи, с които неизменно е обвързана дейността на всяка една фирма, който се повишава пропорционално с нейните размери, на този етап няма възгледи да бъде премахнат. Много често една и съща информация се попълва в няколко различни формуляра. Това е загуба на време и усилия, които могат да бъдат насочени към по-важни фирмени дела. Когато това е възможно, добре би било да съкратите набора от работни документи до минимум.

Съвременните технологии позволяват дигитализация на документооборота (цел, към която се стремят и редица държавни институции). Електронните форми биха могли да заменят традиционните документи, създавайки автоматизиран начин за попълване и съхранение на информацията. По този начин тя може да бъде достъпна за заинтересованите фирмени отдели, като това спестява технологично време за попълване и пренос на дадена група документи от едно звено към друго например. Днес съществуват редица софтуерни решения, включително и безплатни такива, които са разработени именно за предоставянето на подобни бизнес ползи.

Оптимизирай работните процеси

Действията на новостартиращите предприемачи често са в две крайности - наемат твърде много служители за дейности, които биха могли да бъдат изпълнявани от по-малко хора или ангажират твърде малко работна ръка, разчитайки основно на собствените си усилия. Тези решения влияят пряко върху работата на фирмата, респективно, върху степента на бюрокрация.

За да не търпи бизнесът загуби и за да не измества фокуса си от поставените цели, препоръчително е да направиш оптимизиране на работните процеси. Наблюдавай работата в твоята компания. Има ли дейности, които биха могли да бъдат елиминирани, просто защото ползата от тях е нулева? Когато говорим за оптимизиране на работните процеси, следва да се подхожда много внимателно, Това невинаги означава съкращаване на работен персонал и прехвърляне на неговите задължения на други, което да ги натоварва допълнително. Дейностите следва да са добре разпределени, за да бъде работните процеси ефективни, а бюрокрацията сведена до минимум.

Овласти служителите си

Полезна бизнес практика е по-голяма част от служителите да бъдат оторизирани да вземат управленски решения. По този начин се спестяват излишните бюрократични процедури да се изчаква одобрение от страна на главен мениджър в даден отдел, а още по-досадно би било, същото да бъде писмено или да преминава на няколко равнища. Работните екипи значително забавят производителността си, ако се процедира по този начин в изпълнението на всяка една задача.

Като собственик или управител на малък бизнес можеш да си спестиш това, като дадеш повече управленски правомощия на своите служители. Запознай работните си екипи или определени техни членове с точни и ясни инструкции за кои дейности биха могли да вземат решения сами, ако ли не, към кого другиго биха могли да се обърнат, за да достигнат до бързо решение, без да се нарушава ефективността на работата. Твърде голямата власт в ръцете на некомпетентни да се справят с даден казус също не е добър вариант, затова е важно да си внимателен, прилагайки този подход.

Важните решения не бива да се отлагат

В продължение на горната точка, засилващ негативен ефект от бюрокрацията се наблюдава и тогава, когато отговорният за вземането на решения се забави твърде много. Това може да коства пропуснати ползи за бизнеса. Когато следва да се вземе управленско решение от компетентен орган, това трябва да стане достатъчно бързо. Увери се, че разполагаш с цялата необходима информация по съответния казус и знаеш какви са критериите, по които следва да се вземе това решение, едва тогава го направи. Липсата на решителност често е причина за отлагане на определени решения, а то, от своя страна, задълбочава проблема.

Признанието винаги е стимул

Признанието за добре свършената работа е най-ефективният начин да покажеш на служителите си, че работят в правилната посока. Демонстрирането на грижа показва, че ти си над бюрократичните процеси, които съпровождат работата на екипа. В много случаи просто “Благодаря!” или “Поздравления!” са достатъчни, за да стимулират служителите ти и да минимизират негативното влияние на бюрокрацията. Можеш да предприемеш повишение или паричен бонус като форма на признателност за добре свършената работа от страна на служителите, ориентирани към действие и рационализиране на работните процеси.

Ключът към ефективното управление на собствен малък бизнес е в намаляването на негативния ефект от бюрокрацията, която в много от случаите измества фокуса на действията. За успеха на една фирма, без оглед нейните размери и бизнес сектор, бързината и ефективността на действията са определящи. Ако все още търсиш начини за ефективно справяне с бюрокрацията на ниво вътрешнофирмена организация, следването на изложените тук съвети биха ти били от полза в работата занапред.