Как книжарниците да се подготвят финансово преди учебната година?

с договарянето на отстъпки и с трудния въпрос: колко стока да се зареди, без бизнесът да остане без свободни пари?

Точно това прави периода преди учебната година толкова важен. От една страна, търсенето е предвидимо. Родителите купуват тетрадки, химикали, помагала, раници, несесери, материали за рисуване и всякакви дребни, но необходими пособия. От друга страна, пикът е кратък и концентриран. Ако книжарницата няма достатъчно наличности в точния момент, продажбите отиват при конкуренцията.

Финансовата подготовка преди учебната година не е просто въпрос на повече стока. Тя е въпрос на баланс - между наличности, кеш, доставчици, маржове, персонал и реклама.

Защо учебният сезон е финансово предизвикателство за книжарниците?

На пръв поглед учебният сезон изглежда като сигурна възможност за по-висок оборот. Но зад тази възможност има няколко риска.

Първият е блокирането на пари в стока. Книжарницата трябва да зареди предварително, но не всяка стока се продава еднакво бързо. Тетрадките и химикалите може да се въртят добре, но по-скъпите артикули като раници, комплекти, несесери или специализирани помагала могат да останат по рафтовете по-дълго.

Вторият риск е недостигът на най-търсените продукти. Ако собственикът подцени търсенето, в най-силните дни преди първия учебен ден може да липсват основни артикули. Това не води само до пропусната продажба. Често клиентът купува целия списък от едно място, затова липсата на няколко продукта може да го изпрати в друга книжарница.

Третият риск е натискът върху цените. Родителите сравняват повече, търсят промоции и често пазаруват по списък. Това означава, че книжарницата трябва да мисли не само за оборот, но и за марж. Не всяка продажба е еднакво печеливша.

Оборотни средства: основата на спокойната подготовка

Най-важният ресурс преди учебната година не е складът. Това са свободните оборотни средства.

Когато една книжарница има достатъчно оборотни средства, тя може да поръча по-рано, да договори по-добри условия, да реагира при внезапно търсене и да поддържа стабилен асортимент. Когато парите са ограничени, всяка поръчка става компромис.

Добрата подготовка започва с няколко въпроса:

• кои продукти се продават най-бързо всяка година;
• кои продукти остават залежали след септември;
• кои доставчици изискват авансово плащане;
• какъв кеш трябва да остане свободен за наем, заплати, транспорт, реклама и текущи разходи.
   

Грешката, която много малки търговци правят, е да вложат почти всичко в стока. Това изглежда логично преди силен сезон, но може да създаде напрежение. Ако част от стоката не се продаде достатъчно бързо, бизнесът остава с пълни рафтове, но с ограничена ликвидност.

Как да планирате зареждането навреме?

Финансовото планиране е по-лесно, когато стоката се раздели на групи.

Първата група са бързооборотните артикули - тетрадки, химикали, моливи, гуми, лепила, папки, подвързии, блокчета, етикети. Това са продукти с по-ниска единична цена, но с голям обем продажби. При тях липсата на наличност е по-опасна от лекото презареждане, защото клиентите ги търсят масово.

Втората група са по-скъпите продукти - раници, несесери, комплекти за рисуване, органайзери, кутии за храна, бутилки, калкулатори. При тях трябва да се внимава повече. Добре е да има избор, но не е разумно да се блокира голяма част от бюджета в модели, цветове или марки, които може да не се продадат навреме.

Третата група са учебници, помагала и специализирани материали. При тях търсенето често зависи от конкретни училища, класове, учители и издателства. Ако книжарницата работи в район с няколко училища, има смисъл да следи какви списъци се търсят най-често и да планира според реалното локално търсене.

Кредит за закупуване на стока: кога има смисъл?

Кредит за закупуване на стока може да бъде полезен, когато книжарницата има ясен сезонен пик, но няма достатъчно свободен капитал, за да се подготви навреме.

Това не означава да се вземе финансиране без план. Напротив - смисъл има тогава, когато собственикът знае за какво ще използва средствата, какъв оборот очаква и в какъв срок стоката ще започне да се продава.

Такъв подход е особено подходящ при:

• зареждане с бързооборотни ученически пособия;
• покупка на по-големи количества при по-добра доставна цена;
• добавяне на нови продуктови групи преди сезона;
• подготовка на промо пакети за ученици;
• осигуряване на резервна наличност за най-силните дни;
• покриване на разходи към доставчици преди реалните продажби.
   

Важно е кредитът да не се разглежда като "допълнителни пари за всичко", а като инструмент за конкретен оборот. Ако средствата се вложат в стока, която се продава бързо и с ясен марж, финансирането може да помогне на книжарницата да не изпусне силния сезон.

Кога фирмен кредит е по-добро решение от отлагане на поръчки?

Много собственици предпочитат да зареждат предпазливо, за да не поемат излишен риск. Това е разбираемо. Но при сезон като подготовката за училище прекаленото изчакване също има цена.

Ако книжарницата поръча твърде късно, може да се сблъска с изчерпани наличности при доставчиците, по-слаби търговски условия или забавени доставки. В резултат стоката пристига тогава, когато част от клиентите вече са напазарували другаде.

За книжарници, които търсят гъвкаво финансиране за стока и текущи нужди, може да бъде подходящо да разгледат възможностите за фирмен кредит за оборотни средства от Fintrade.

Не зареждайте повече, зареждайте по-умно!

Една от най-честите грешки преди учебната година е мисленето "колкото повече, толкова по-добре". В търговията това рядко е вярно.

По-добрата стратегия е да се зареди по-умно. Това означава да се използват данни от предишни години, дори и в най-прост вид. Не е задължително книжарницата да има сложен софтуер. Достатъчно е да се направи преглед на продажбите от миналия сезон, най-търсените артикули, залежалите продукти и периодите с най-голямо натоварване.

Ако даден тип тетрадки се продава всяка година, той трябва да е приоритет. Ако определени раници са останали непродадени, не е разумно да се поръчват отново в същото количество. Ако родителите често питат за готови комплекти по класове, това е сигнал за нова възможност.

Финансовата подготовка не е само в намирането на пари. Тя е в решението къде тези пари ще работят най-добре.

Помислете за комплекти, а не само за единични артикули

Учебният сезон е удобен момент за пакетни предложения. Родителите често идват със списък и искат да приключат покупката бързо. Това отваря възможност за готови комплекти - за първи клас, за начален етап, за рисуване, за математика, за организация на учебния ден.

Комплектите помагат по няколко начина. Улесняват клиента, увеличават средната стойност на покупката и дават възможност да се комбинират продукти с различен марж. Освен това позволяват на книжарницата да насочи вниманието към артикули, които иска да продава по-активно.

Тук финансовото планиране също е важно. За да се направят комплекти, трябва да има достатъчно наличности от всички включени продукти. Ако липсва един елемент, пакетът се разпада. Затова комплектите трябва да се планират предварително, а не в последния момент.

Не подценявайте разходите извън стоката

Преди учебната година основният разход е зареждането, но не е единственият. Книжарницата може да има нужда от допълнителен персонал, удължено работно време, торбички, етикети, транспорт, нови рафтове, реклама в социалните мрежи или обновяване на онлайн магазина.

Тези разходи често изглеждат малки поотделно, но заедно могат да натоварят бюджета. Ако не са планирани, те започват да се покриват от парите за стока или от текущия кеш. Така бизнесът влиза в сезона с напрежение, вместо със спокойствие.

Добре е още презавгуст да се направи бюджет:

• колко пари са нужни за стока;
• колко за текущи разходи;
• колко за персонал;
• колко за реклама;
• колко трябва да останат като резерв.
   

Този резерв е важен. В силен сезон винаги има неочаквани ситуации - спешна доставка, липсващ артикул, допълнителна възможност за добра цена от доставчик или нужда от бърза реакция към конкурентна промоция.

Какво да направите след края на силния сезон?

Финансовата подготовка не приключва с първия учебен ден. След това идва вторият важен етап - анализът.

Книжарницата трябва да види кои продукти са се продали най-добре, кои са останали, кои доставчици са били най-надеждни и кои решения са донесли най-добър резултат. Това е информацията, която ще направи следващия сезон по-лесен.

Залежалите продукти не бива да се оставят без план. Част от тях могат да се включат в промоции, комплекти, кампании за детски градини, занимални, школи или офис клиенти. Колкото по-бързо се освободи блокираният капитал, толкова по-добре за бизнеса.

Финансовата подготовка е конкурентно предимство

В седмиците преди учебната година клиентите виждат само рафтовете - дали има достатъчно избор, дали цените са ясни, дали обслужването е бързо, дали могат да купят всичко от едно място.

Но зад добре подредената книжарница стои нещо друго: добра финансова подготовка.

Книжарниците, които планират навреме, имат по-голям шанс да заредят правилните продукти, да реагират при по-силно търсене и да не изпуснат продажби заради липса на стока. А когато има осигурени оборотни средства, сезонът не се посреща с напрежение, а с ясен план.

Учебната година идва всяка година. Разликата е в това дали книжарницата я чака пасивно, или се подготвя за нея като за най-важната търговска кампания в календара си.