да поддържаш бърза и навременна връзка с всички клиенти, партньори, подизпълнители и други трети лица, за да бъдеш конкурентоспособен и адаптивен спрямо сферата, в която оперираш. И колкото личната среща да притежава своите плюсове, понякога тя не е подходящото решение за провеждане на бизнес разговор. Поради причини като разстояние, претоварен график или друго, ти препоръчваме да помислиш за алтернатива за провеждане на уговорките си в онлайн пространството чрез софтуери.

Софтуерни програми за онлайн срещи

Софтуерните решения за виртуални срещи са инструмент, който се използва за провеждане на конферентни разговори в Интернет. Те оказват помощ за спестяване на време и пътни разходи. Задължението всички служители да бъдат събрани на една локация, за да вземат участие в оперативка - отпада. Всеки може да се намира на различно място - на дивана в хола, на каравана край морето или на пейка в парка, нужна е само добра Интернет връзка. Тези софтуери съдействат за бързо споделяне на информация без значение каква е отдалечеността на участниците, а необходимото средство за комуникация може да е смартфон, лаптоп, таблет или компютър.

По наше мнение, тези програми имат различни предимства за малкия бизнес, като всеки софтуер притежава и отличителни характеристики сред останалите. Не е трудно да откриеш разнообразни опции за безплатни версии, приложения с много ниска такса или облачен софтуер, които удовлетворяват максимално бизнес нуждите ти.

Решихме да ти разкажем за едни от най-популярните софтуери, като ще разгледаме не само положителните им страни, но и ще подчертаем какви биха могли да бъдат минусите на програмите.

Типове софтуери за виртуални срещи и предимствата им

1. Zoom.us

Софтуерът Zoom.us  притежава различни функционалности, които са необходими за ефикасно провеждане на онлайн срещи за малки предприемачи. Тук може да използваш и решението за видео разговор. Качеството на връзката обикновено е изключително добро, така че може да забравиш, че ще чуеш колега или партньор от отсрещната страна на линията да каже: „Чуваме ли се в момента?“. Аудио разговорите са със съвършен звук, като също така има опция да бъде воден запис, който да се изслуша след това или да се изпрати на служители, които не са успели да присъстват на срещата. Друга функционалност е редакцията на видео или аудио запис преди той да бъде свален.

Дори и при повече участници в разговора, картината и звукът  остават с пълно качество. Успоредно може да споделяш екран и да визуализираш представяната информация в детайли. Заради това, софтуерът е изключително предпочитан за различни бизнес оперативки. Zoom.us предлага и календар за планиране на последващи събития, срещи и обучения, които могат да бъдат споделяни предварително с потенциални участници.

2. Microsoft Teams

Софтуерът Microsoft Teams е перфектен в случай, че е належаща мигновена връзка със служители от други отдели. Като пример, може да дадем оперативен ръководител на проект, който би могъл да направи обща чат среща за голяма част от работещите в дадена компания. Като целта на инициирания контакт е свързан с нещо спешно, но не до толкова официално, че съобщението да бъде изпратено по имейл. Това решение също така може да ти помогне да установиш дали някой, с когото трябва да проведеш важен разговор, е наличен или офлайн. Microsoft Teams може да спести доста от времето ти и да подпомогне ефективното общуване в екипа.

Има функционалност за осъществяване на индивидуален разговор с един участник или разпращане на групово съобщение до целия колектив. Информацията се съхранява в пространство, наречено „wiki“.  То, от своя страна, осигурява лесен и бърз достъп до всички необходими файлове. Друга забавна опция е възможността за използване на GIF-ове, когато изпращаш съобщения. Това добавя развлекателен ефект към ежедневната работа.

3. Whereby

Услугата Whereby ти позволява да започнеш видео разговор с всеки с актуални настройки на браузъра, без да е необходимо да изтегляш и инсталираш нещо или да регистрираш акаунт. С Whereby Business може да поканиш целия си екип да създаде собствена лична видео стая и да им дадеш възможност да генерират още проектни или екипни стаи според нуждите им. Отбележи видео стаите с логото и фона на твоя малък бизнес, за да се чувстват гостите ти добре дошли. Можеш да “посрещаш” до 50 души в среща и да правиш разговорите по-ангажиращи благодарение на емотиконите. Приложението предлага също опции като: споделяне на екрана, запис, текстов чат и може да се интегрира с твоя Google календар за по-лесно планиране.

Евентуални минуси на подобен тип софтуерни решения

Всяка “монета” има две страни. По същия начин изброените по-горе софтуерни решения за комуникация евентуално могат да притежават и някои минуси. Ще разгледаме и потенциалната отрицателна страна за малките предприемачи при употребата на софтуерите.

• Наличието на повече функции на програмата стандартно изисква допълнително заплащане.
• При некачествена Интернет връзка, която зависи от индивидуалния доставчик на всеки участник, осъществените срещи могат да имат смущения - липса на звук, лоша картина, т.н.
• Абонаментният план, който си избрал, може да бъде ограничен откъм брой събеседници и капацитет за съхранение на данни.
• Модераторът, отговарящ за срещата, може да има технически проблеми при първоначалните настройки на chat стаята, което да забави целия разговор.

Накрая бихме те посъветвали да провериш тези софтуери и други опции, които смяташ, че са подходящи за твоя малък бизнес и индивидуални изисквания. Препоръчваме ти да използваш първо тестов вариант, за да се увериш в предимствата на избраната от теб програма, след което да платиш и за по-разширена версия на приложението. Не забравяй, че дигитализацията на малък и среден бизнес е неизбежна независимо от предмета на дейност. Винаги може да разчиташ на нас - да получиш оборотни средства по инвестиционен заем Финтрейд Инвест, с който да инвестираш в полезни за фирмата ти технологии.