и възникващи събития зависи до голяма степен бъдещето на една фирма. А когато говорим за менажирането на финансовите потоци на дружество от малкия бизнес, трябва да сме наясно с няколко изключително важни принципа. Без тяхното стриктно следване съществуването на бизнес организацията е поставено под сериозна въпросителна.

А в последните години фирмите, които бързо приключват дейността си никак не са малко. Според данни на Националния Статистически Институт (НСИ) от юли 2018-а година (https://www.dnevnik.bg/biznes/2018/07/31/3289942_pod_5_ot_firmite_v_bulgariia_oceliavat_poveche_ot_pet/) по-малко от 5% от дружествата, създадени през 2011-та година, са действащи пет години по-късно. Тази цифра поне на нас ни звучи изненадващо, да не кажем стряскащо.

Затова отговорно решихме да споделим няколко финансови съвета, които заедно да ни помогнат да променим негативната тенденция.

1. Води редовна и изрядна отчетност за всяка дейност на фирмата.

За малките фирми началото винаги се характеризира с безкраен оптимизъм и силното желание бизнес идеята да бъде реализирана. Повлечени от стихийния си ентусиазъм, често пъти обаче предприемачите по нашите ширини забравят някои познания по управление на процесите. А е възможно някои от тях и да не са запознати с тях. Не са редки и случаите, в които собственикът на дружеството първоначално наема за служители близки приятели или роднини, с които работи на доверие.

Тази елементарна грешка не бива да бъде допускана. От жизненоважно значение за фирмата, независимо от нейните размери и структура, е да се поддържа изрядна документация. В нея задължително се включват: финансовите трансакции, описание на материалните и нематериалните активи и тяхното моментно състояние, текущите разходи на фирмата, разходите за работни заплати и осигуровки на служителите, вноските по погасяване на изтеглени кредити или други задължения и др.

Тази отчетност дава представа на собственика на дружеството какво е моментното му реално  финансово състояние и разбира се, какъв е прогнозният размер на данъците, които ще трябва да внесе фирмата в края на годината.

И изключително съществено уточнение за развитието на организацията в дългосрочен план. Ако като собственик решиш в някакъв момент да кандидатстваш за държавна или европейска субсидия или решиш да се възползваш от предложения на кредитни институции, изискванията за строг разчет на разходите и приходите на дружеството трябва да бъдат коректно изпълнени.

2. Разделяй служебните финанси от личните

Както знаеш при голям брой малки фирми в България на собственика се налага да финансира с лични средства дейността на дружеството. Той самият се отказва от предвиденото в закона възнаграждение в полза на по-добри резултати. От една страна това звучи като нещо нормално, но когато се случи така, че или собственикът или фирмата се намира в трудно финансово положение, изкушението да се смесят паричните потоци става все по-неконтролируемо. Ние обаче те съветваме да не му се отдаваш, защото последствията могат да бъдат пагубни. Неписаното правило гласи, че всички лични разходи и харчове, трябва да идват от заплатата или личните ти дивиденти от финансови книжа, а не от общия финансов фонд на твоята собствена фирма. В противен случай рискуваш да изпаднеш в омагьосан кръг и драстично да нарушиш първия съвет за водене на изрядно деловодство.

3. Фиксирай месечен/годишен бюджет и се стремеи да го спазваш

Съставянето на бюджет и анализът на изпълнението му са сред най-важните компоненти при определянето растежа на дружеството, което ръководиш. Детайлният и реалистичен бюджет задава рамката, по която следва фирмата да се движи. Комбинирайки информацията за разходи от минали години с реалистични прогнози за фискалната година, той предоставя моментни данни за състоянието на активите, размерът на очакваните приходи и какви са вариантите за установяване на баланс спрямо планираните разходи.

Този процес всъщност можем да дефинираме като планиране на бюджета на фирмата. С цел ефективност разчетите трябва да бъдат за срок от минимум една година, като при нужда този период може да бъде разделен на месечна база или на четири етапа от тримесечия.

Когато реализираш приходи и във фирмата регистрираш постъпления,  ти е необходим критерий, по който да се водиш и да определиш представянето. Част от бюджетирането може да бъде свързано с проследяването и анализа на настоящите приходи и разходи в сравнение с отминал период. По този начин можеш да си сигурен, че се движиш по предварително зададения план. А и още нещо важно, бюджетирането би могло да определи проблемите и потенциалните възможности за подобрение на резултатите.   

От сериозна важност е да следваш предварително начертания бюджет посредством софтуер или благодарение на консултации от мениджъри по управление на финансите ти, да знаеш във всеки един момент къде могат да възникнат трудности и кое е мястото в системата, нуждаещо се от допълнителен ресурс.

4. Изграждай вътрешен екип, на който можеш да разчиташ

В последните години се забелязва тенденция част от работата да бъде преразпределяна към агенции или специалисти на свободна практика. Понякога този подход може да се покаже неефективно скъп и труден за управление. Затова нашият съвет е винаги, когато е възможно съставяй стабилен вътрешен екип от професионалисти. Да, спирайки се на това решение едва ли ще спестяваш някаква част от преките си разходи, но от друга страна контролът върху продуктивността на служителите и качественото изпълнение на задачите, заедно с опазването на търговската тайна, дава нужната стабилност на фирмата ти.

5. Следи разходите си за маркетинг и реклама и възвръщаемостта си от тях

Когато решаваш да наемеш рекламна агенция или експерт-консултант, който да отговаря за маркетинг казусите на фирмата, трябва предварително да си си направил сметката какво очакваш да получиш срещу всеки изразходван лев в тази посока. Препоръчително е да определиш цели за конкретен период или по-добрия вариант е те да бъдат, свързани с провеждани кампании. Според някои маркетинг експерти тези активности директно трябва да се обвържат с продажбите на продукти или услуги на фирмата. Така ще бъдеш сигурен, че парите ти за маркетинг не се харчат напразно.

6. Инвестирай винаги, когато можеш!

Когато бизнесът върви успешно, пред собствениците има два варианта. При единия приходите се разпределят между капиталовложителите, а при другия средствата се инвестират с цел постигането на още по-добри бъдещи резултати. Очевидно повторното инвестиране в дейността на компанията е по-добрият избор, като това включва:

• допълнителен бюджет за изготвяне на стратегии и развитие,
• подобрение в материалната база,
• средства за по-надеждни технологични продукти използвани във фирмата.
• обучения за служителите, с цел те да придобият нови знания и умения, като по този начин фирмата ще предлага по-новаторски и професионално издържани решения на своите клиенти и контрагенти.

Действително добра идея е част от реализираните приходи да бъдат заделени в специална банкова сметка. Друга част от тях могат успешно да бъдат инвестирани във финансови инструменти – акции, фючърси, облигации или нови материални или нематериални активи.

7. Тегли кредит, когато си финансово осигурен

Все по-чести са случаите, при които финансовите институции отказват кредит на фирми от малкия и средния бизнес. Причината – при внимателен анализ на моментното им състояние, кредитните експерти установяват притеснителни тенденции към задлъжняване и съответно висока степен на риск от възникване на необслужван кредит. Затова, въпреки, че на някои от вас може да звучи страннно, експертите препоръчват като най-добро време за теглене на кредит моментът, в който бизнесът ти прогресира. В случая вероятността твоето запитване да бъде одобрено е в пъти по-голяма, а така ще разполагаш с допълнителни средства за инвестиции. Тяхната възвръщаемост ще осигури спокойното изплащане на вноските по тегления кредит и ще увеличи приходите на фирмата ти в средносрочен и дългосрочен план.

8. Извършвай редовен мониторинг на оперативните разходи

С изготвяването на месечните и годишните бюджети не приключва финансово-аналитичната дейност на фирмата. Оперативните ти разходи се нуждаят от постоянно наблюдение, тъй като във всеки момент трябва да си наясно къде можеш да спестиш част от своите ежедневни разходи и съответно да преразпределиш паричните си потоци в други, по-доходоносни сфери.

Ако например дългогодишният доставчик, с когото работиш не само отдавна не ти е предлагал преференциални условия, а напротив увеличава цените на предоставяните услуги, то със сигурност е дошъл момента да потърсиш алтернатива.

Финансовите консултанти съветват собствениците на малки, позитивно развиващи се компании често да предоговарят условията на своите споразумения, а и постоянно да задават въпроси към своите счетоводители, ако забележат увеличение или намаляване на някой от разходите в бюджета.

9. Довери се на професионалистите

Характерно за фирмите от малкия бизнес е собствениците да изявяват желание да вършат всичко. Това на пръв поглед е похвално, но в никакъв случай не бива да подценяваме проблемите, възникващи от постоянното превключване от една на друга задача. Проучвания показват,(https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-squeaky-wheel/201606/10-real-risks-multitasking-mind-and-body) че така наречения мултитаскинг потенциално създава сериозни проблеми – високо ниво на стрес, депресивни състояние на служителите, разсеяно работно отношение и често забравяне за важни служебни ангажименти.

Съчетаването и поемането на много задачи са предпоставка за по-често допускане на грешки и регистрирането на сериозни загуби за фирмата. Затова довери се на професионалисти и им предоставяй повече свобода на действие. Следи техните резултати, интересувай се от всичко, което се случва особено по финансовите и счетоводните въпроси във фирмата. Съветът ни е формирането на екипа да започне с привличането на качествен счетоводител. Тази стъпка ще ти осигури сигурност и спокойствие и ще изгради доверие между теб като ръководител и служителите ти.    

10. Провеждай редовни обучения за служителите си

Всички знаем колко благотворен ефект имат върху екипа на една организация обученията, подобряването на квалификацията на служителите и тяхното усещане, че ръководителите истински ценят представянето им. Консултирай се с твоите хора и търси обратната им връзка за процесите, протичащи във фирмата. Проявявай искрен интерес от какви допълнителни знания се нуждаят и къде евентуално биха изпитали известна несигурност. Използвай всяко нововъведение в дейността си като повод за практически курсове и взаимопомощ между служителите.

Пример за това е имплементираното на нов софтуер, нова класификация на данните във фирмата или включването на полезен инструмент за управлението на активите. Подходящите обучения и смисленото им провеждане биха могли да подействат изключително мотивиращо на твоите служители. Така, че без да се замисляш, инвестирай в човешкия капитал на фирмата, винаги, когато това е възможно. Както е казано, неговата професионална подготовка е сред най-важните условия за успеха.

И така, следвайки тези 10 практически финансови съвета, твоята организация ще получи шанс да се развива в правилната посока. При това без да изживява ненужни катаклизми и напрежение. Световната практика показва - спазването на тези опорни точки, ще направи бизнес структурата ти изключително солидна и готова да даде адекватен отговор на предизвикателствата на конкурентната среда.