Изкуството да се вслушваш в идеите на служителите си

Много заети с бизнес делата си малки предприемачи чуват идеите на хората, които управляват, без да се вслушват наистина в тях. Мениджърите често имат поглед върху цялата „картина“, но чрез развитие на уменията за слушане, те могат да разберат по-добре какво се случва ежедневно в компанията. Изкуството да се вслушваш в идеите на екипа и да разпознаваш стойността на информацията, независимо от нейния източник, може да доведе до подобрения в бизнес процесите.

Способността активно да се вслушваш в думите на околните има няколко аспекта:

  • Слушането изисква достатъчно внимание, за да се осъзнае същността на това, което казва говорещият. Активното слушане изисква твоята пълна съсредоточеност.
  • Слушането също изисква разбиране на контекста на съобщението, а именно: „Служителят предоставя ли добра информация?“; „Какъв е контекстът на съобщението му?“; „Има ли задни мотиви в това, което казва?“; „Как тази информация може да бъде приложена на практика за подобряване на производителността на бизнеса и неговия основен резултат?“. Отговорите на всички тези въпроси дават полезна информация за управлението на бизнеса.
  • Последният елемент на слушането е оценяването. Добрите малки предприемачи трябва да положат всички усилия, за да останат безпристрастни при оценката на това, което казват работниците, и да могат да проследят следните направления: предоставя ли служителят коректна информация на база своя опит и прилага ли доказателства в подкрепа на това, което казва.

По наше мнение има осем основни насоки, които може да спазваш, за да подобриш уменията си за вслушване в идеите на служителите си. Следвайки ги, ще имаш възможност: да разбираш по-добре нуждите и желанията на екипа си; да получиш ценни идеи, които да внедриш в работния процес; да проследиш какви са нагласите в бизнеса ти на различните организационни нива; да индикираш потенциален проблем и да вземеш навременни мерки за неговото отстраняване.

#1 Повече време за диалог между мениджър и подчинен

Ако офисът ти е винаги зает, телефонът звъни и те прекъсват други служители, няма да получиш цялото съобщение, неговия контекст и да успееш да анализираш последиците за бизнес операциите. Вариант е да намериш спокойно място, да задържиш всички обаждания и да се фокусираш върху това, което служителят казва. Чрез избягване на разсейването ще развиеш способността си да се вслушваш истински в това, за което ти говорят.

#2 Фокус, фокус, фокус

Може да имаш пълен списък от дейности, планирани за деня, и да обмисляш следващия въпрос от дневния ред, когато трябва да се съсредоточиш върху нещо, което служителят споделя. Нашият съвет е да не забравяш, че след комуникацията, твоята работа е да оцениш какво ти предава като данни подчиненият, а това изисква пълен фокус. Затова остави всичко друго на страни и “наостри” уши.

#3 Без прекъсване

По наше мнение друг важен аспект при разговорите е да не прекъсваш служителите преди да завършат своята гледна точка. Те ще оценят оказаното им вниманието, а ти ще можеш да се фокусираш върху това, което ти говорят, а не върху собствените си мисли, пропускайки същността на казаното от отсрещната страна.

#4 Комуникирай безпристрастно

Друга наша препоръка при комуникацията с подчинените е да останеш безпристрастен. Всички имаме предубеждения, които могат да рамкират неправилно коментарите на даден човек в екипа. Например, ако ти смяташ, че служителите никога не трябва да поставят под въпрос твоя авторитет, може да пропуснеш възможността да опростиш дадена бизнес операция. Един подчинен може да предложи по-продуктивен начин за обработка на поръчки. Добрите идеи могат да дойдат от всеки източник, така че остави личните пристрастия и се вслушай във всяка дума.

#5 Търси ключови точки в разговора

Друга насока за изкуството да се вслушваш е свързана с извличане на ключови точки от разговора. Не само хората от екипа ти, но дори най-добрите оратори, могат да прескачат от тема в тема при комуникационния процес. Твоята задача е, като ръководител, да извлечеш основните направления, които служителят очертава и да ги подредиш в разбираема последователност. Вслушай се в малките детайли, които показват реално важни елементи.

#6 Записки, записки и пак записки

Следващият съвет е свързан с водене на записки по време на общуването. Това показва на служителите, че наистина ги слушаш. Още повече, твоите бележки могат да бъдат повторно прегледани от теб на един по-късен етап. И, разбира се, може да е трудно да запомниш всички ключови точки, ако не ги запишеш. Така че е добре винаги да имаш под ръка нещо за писане, за да отбележиш главните моменти от разговорите с екипа.

#7 Повторение на съществените теми

Препоръчително е в края на комуникационния процес мениджърът да повтори всички съществени засегнати теми. Може да повториш това, което служителят е казал със собствените си думи. В много случаи двете страни имат различни гледни точки, а обобщението на разговора ще гарантира точна картина на казаното.

#8 Даване на обратна връзка

Допада ни това, че служителите могат да получат обратна връзка от прекия си ръководител. Добре е да осигуриш такава независимо дали е положителна или отрицателна. Работещите идеи биха могли да бъдат наградени с позитивен отзив, а тези, които имат нужда от подобряване - да се върнат на масата за обсъждане. С твоя помощ те могат да бъдат прецизирани и вкарани в действие.

Ще бъдеш изумен от това, което може да откриеш, научиш и приложиш, просто докато се вслушваш в думите на служители и колеги. Слушането и по-точно истинското вслушване в идеите - е умение, което може да бъде изградено от собствениците на малък и среден бизнес за подобряване на търговските операциите, за избягване на конфликт на интереси в рамките на организацията и за научаване на това, което е наистина важно за екипа.

Затова следващия път не просто слушай, а наистина се вслушвай в останалите!