Как да избера счетоводител за моя малък бизнес?

Един от основните въпроси, които възникват при много собственици на малък бизнес, е “Как да избера счетоводител, който да подпомага с точни съвети, дадени на място, които да отговарят на непрестанно променящата се среда и законодателство?”. Но освен това е и важно дали той има готовност да разясни  трудните данъчни, финансови и счетоводни термини по лесен и понятен за теб начин. Трябва да бъде наясно с новостите и актуалните технологии – например, да ти даде съвет за софтуерен продукт, който да е съобразен с бизнеса ти и който да улесни всекидневните, задължителни операции; да води изрядна документация; да движи проверки и отчети, които следва да се подават; да оформя изряден финансово-счетоводен баланс; да следи срокове.

Намирането на способен счетоводител обикновено е от ключово значение за растежа на бизнеса ти!

Как да откриеш такъв специалист? Можеш да провериш регистрите, които предлагат редица счетоводни къщи, опериращи в града, където развиваш предприемаческата си дейност. Би могъл да получиш съвет от твои бизнес партньори, приятели, познати, които да ти препоръчат подходяща за теб счетоводна кантора или счетоводител на трудов договор. Отдели време, за да потърсиш в Интернет, там също може да откриеш доста опции.

Има множество варианти, но в изобилието от кантори или частни лица, офериращи счетоводни услуги, как да бъдеш сигурен, че ще направиш най-точния избор?

Счетоводител или счетоводна фирма?

Нека първо очертаем формите и разновидностите на съществуващите кантори или опцията да си избереш служител на трудов договор:

  • Регионални счетоводни кантори

Най-често разполагат с клонове в различните градове на страната. Тези фирми в повечето случаи са ориентирани към взаимоотношения с по-големите компании в България, но услугите им могат да бъдат комплексни, а цените, които предлагат - да са гъвкави.

Трябва ли счетоводителят да е от моя град?

В случай че счетоводителят е от различно населено място, ще водите комуникация предимно по телефона и чрез имейл. Това може да бъде неблагоприятно, от гледна точка на това, че има доста неща, които може да не желаете да коментирате от разстояние, а само при жив контакт с отсрещната страна. Когато работиш със счетоводител, намиращ се  в друго населено място, трябва да имаш предвид, че всичките документи ще се изпращат по куриер или ще се сканират с телефон/сканиращо устройство. В модерния свят, в който живеем вече, почти всички отчети и декларации могат да бъдат подадени онлайн, така че това ти позволява да използваш счетоводител от различно населено място.

  • Счетоводните кантори, позиционирани в твоя град

Обикновено в тях практикува повече от един специалист – те са вещи най-често в счетоводното обслужване на по-малки фирми и самоосигуряващи се лица. Точно такъв тип кантори са подходящи за малки предприемачи.

По-голяма част от собствениците на малък бизнес предпочитат да изберат счетоводна кантора от града, в който развиват дейността си. Една от фактическите причини за това е, че може да отидеш директно до счетоводителя, да се запознаеш с него на живо и да обсъдите всички аспекти на твоята предприемаческа дейност. Ако специалистът е от твоя град, може да си предавате документацията на ръка и по-често да имате личен контакт.

В действителност е най-важно счетоводителят да е достатъчно компетентен и запознат с данъчната и счетоводната материя, това е от значение за развитието ти, отколкото населеното място, в което се намира.

  • Счетоводител на трудов договор

Препоръчително е да избереш някого,  който вече е работил в сферата на бизнеса ти и е придобил нужния опит, и който може да ти дава бързи, ефикасни и ценни съвети. В същото време е необходимо той да бъде човек, който проявява интерес и загриженост за теб и малкия ти бизнес, на когото може да имаш доверие и да разчиташ за дълъг период от време.

В процес на търсене

След като си отговорил на въпроса дали да наемеш счетоводна къща или специалист на трудов договор, ти предлагаме да следваш няколко стъпки за откриване на правилния човек:

  • Потърси повече информация

Направи си списък с няколко фирми и специалисти, които са ти били препоръчани.

  • Дали мнението за тях е положително?

Провери информация и коментари за тях в онлайн пространството. Потърси впечатления на сегашни и бивши партньори. Ако имаш възможност, поговори лично с тях. Усилията, които положиш, впоследствие ще ти се отплатят многократно.

  • Предлагат ли услуги за малък бизнес, аналогичен на твоя?

Провери дали имат вече клиенти с бизнес като твоя и как са ангажирани с тяхното счетоводство.

  • Предлагат ли рентабилни такси за услугите си?

Разходите са много голям фактор, но ако получаваш професионални и навременни съвети, които да ти помогнат да развиеш бизнеса си, да оптимизираш другите плащания и да намериш финансиране за твоя малък бизнес, то инвестицията си заслужава.

  • Дали служителите на счетоводната къща имат нужното образование и практика?

Проучи реномето им и отдадеността им към работата, също така как се справят с проблемите и документацията, имат ли контакти с всички финансови институции. Това са едни от значимите точки, на които трябва да потърсиш отговора.

  • Направи си списък от изисквания и въпроси

Навярно след направата на първоначалното проучване си се спрял на 2 до 3 счетоводителя или счетоводни фирми, на които мислиш, че може да имаш доверие. За да вземеш финалното решение максимално обективно, направи лична среща с всеки “кандидат”. В процеса на разговора - задавай въпроси, за да събереш колкото се може повече информация. В крайна сметка трябва да разбереш дали този специалист ще може да бъде полезен на фирмата ти.

Голяма част от счетоводните кантори разполагат с установен списък на услугите, които предоставят.  Разгледай този списък, за да си сигурен, че не изпускаш някоя основна услуга, от която компанията ти има нужда.

Направи си собствен списък със счетоводни услуги, които ще изискващ от счетоводството си. По този начин, ще можеш да подготвиш и някои въпроси – специфични за дейността ти – които да обсъдите при първоначалния разговор със счетоводителя, който потенциално ще поеме фирмата ти. Подбрали сме няколко примерни въпроса и казуса, които да обсъдите:

  • Дали са работили със самоосигуряващи се лица и малки бизнеси?
  • Разкажи за твоята дейност, текущото ѝ състояние и плановете ти за бъдещето.
  • Каква е тяхната политика, срокове и време за изготвяне на справки и отчети, които ще изискваш от тях?
  • Какви други услуги предлагат, например - бизнес планиране и анализ, юридически услуги, поддръжка на архив.

Време за решение

  • Приятно ли се почувства в срещата?
  • Проявиха ли истински интерес към твоя бизнес и нужди?
  • Забеляза ли инициативността от отсрещната страна?

Изборът на счетоводно обслужване е строго индивидуален процес, който изисква внимателен анализ, и следва да бъде съобразен с предмета на бизнеса ти. Нашият съвет е преди да пристъпиш към сключване на договор да вземеш предвид предварителното проучване и интервютата, които си направил. И факторите, които трябва да повлияят на твоето решение, са:  личните ти впечатления от първата среща; опитът и компетентността на счетоводителя в твоята сфера на дейност; неговото работно време и срокове за реакция; до колко портфолиото му от услуги покрива твоите нужди; дали таксите за неговите услуги се покриват с твоите финансови възможности.

Надяваме се да сме ти помогнали да избереш правилния счетоводител!

Увери се, че той ще бъде актив за твоя бизнес, а не пасив.