Умееш ли да водиш проект? Съвети за малък и среден бизнес

Да умееш да управляваш проект е специфично умение.  Освен това е и уравнение с много неизвестни. Дори едни от най-добрите проектни мениджъри често се оказват изненадани в процеса на работа. Въпреки доброто планиране, интелигентни системи и инструменти на бизнеса, проектното управление носи със себе си много въпросителни.

Често едва 30% от започнатите проекти във фирмите успяват до доведат до край, с очакваните резултати. Причината най-често е комуникацията, претоварването или загубата на фокус. В малкия и средния бизнес, като предприемач и ръководител на фирма, ти можеш да измислиш своя система, своя база, на която да ръководиш проектите си. Преимуществата ти са толкова много!

„Моето определение за успех?

Колкото повече активно и практически ангажиран си, толкова по-успешен ще се чувстваш.”

– Ричард Брансън

Ключът на добре ръководеният проект е ангажираността – твоята собствена и на колегите. Колко силно искаш да реализираш идеята си? Виждаш ли вече ясно как се разгръща във времето? Долавяш ли кои колеги са най-добри за дадени задачи? Дали си добър ръководител на проектите си? Хайде, време е да отговорим на тези въпроси!

Какво означава всъщност проект?

Помисли над следните думи: проект, да проектираш, да създадеш предварителна представа, рамка, идеи, план за действие и да разпределиш задачите в проекта по роли.

Ето няколко знака, че имаш скрити и полезни умения:

  • Ти умееш да си представяш нещата в развитие, в прогресия и имаш визията как да се случат
  • Често предвиждаш какво ще се случи предварително. Умееш да виждаш както голямата перспектива на нещата, така и детайлите.
  • Обичаш да подаваш задачи, да „създаваш” полезна работа за останалите.
  • Организираш и анализираш добре. Можеш да прецениш рисковете и точния момент във времето, когато да задействаш своя план.
  • Имаш интуицията на предприемач, на собственик на свой личен бизнес.
  • Умееш да водиш делова среща, да комуникираш. На последно място по ред и на най-важно място по приоритет: ти си умел комуникатор. С лекота говориш пред хора, знаеш точно как да представиш дадена идея, обясняваш добре и те разбират още в самото начало.

Това е едно от най-важните неща! Толкова много проекти се разпадат именно заради неуспех при комуникацията. Най-често: Някой е забравил да каже на другия нещо. Нещо е разбрано погрешно. Нещо не е проверено или проговорено отново и така нататък.

Колко от уменията отбелязваш като свои? Запиши ги! Ако все още не чувстваш, че имаш нужната база, не се безпокой. Управлението на проекти е подобно на мускулите – т.е. тренира се с времето.

Съветите за нов или млад бизнес

Използвай малки задачи, поддържай яснотата на високо ниво, а темпото на проектите си активно, интензивно и не оставяй участниците в проектите да „заспиват” или да разчитат само на твоите искания. Личната роля на всеки един е много важна!

Организирай срещите в минимална на брой група, прави ги съдържателни и поставяй задачите за срок около седмица. Много често на проектите не се отдава достатъчно чувство за спешност, защото има текущи административни задачи, които отнемат по-голямата част от времето.

Планирай срещите с екипа всеки понеделник, например, за да покажеш, че точно този проект е от равносилна важност с останалата работа във фирмата. През останалите дни ще имате възможност да действате. Ако го направиш в петък, то със сигурност през уикенда една част от информацията ще изчезне и ще сте изморени от останалата работа.

Да погледнем по-нататък. Със сигурност, за да бъдеш  добър проектен мениджър са ти нужни още умения. Започни да гледаш на повечето дейности в живота като на проект. Например – закупуването на кола или ремонта вкъщи. Имаш фаза на проучване, на събиране на необходимите материали и доставчици, на бюджетиране.

Всъщност, ние непрекъсното сме тренирани от живота, за да умеем да управляваме проекти и това е изумително!

Следващото умение, което ти е нужно – добро бюджетиране и финансиране!

Да предположим, че е дошла брилянтна идея и виждаш, че може да бъде приложена практически. За да бъде планът ти реален и стратегически, ти е нужен добре направен бюджет и ясна идея за финансирането. Дали ще теглиш кредит или ще използваш наличен ресурс?

Как ще разпределиш средствата? Направи различни редове и колони, ако не ти се използва наличен софтуер. Направи бюджета и напиши разходите – колко и къде, какви средства са ти нужни, както и на кой етап. Помни, че като предприемач една от основните ти черти е гъвкавостта и готовността за действие!

Премерените рискове и добре управляваните решения са за предпочитане при проектите. Огромна част от опита се натрупва и в самото управление. Записвай си всичко, което излиза в процеса на проекта, защото то ще стане твоята лична база за учене. Следващият път ще знаеш и можеш малко повече, а с по-голямата увереност идват и по-големите крачки. Започни от малките проекти, за да може един ден смело да се устремиш и към по-мащабни!