Как да получавам по-бързо приходи от издадени фактури

Малките бизнеси често посочват паричния поток като най-голямото си притеснение. Получаването на приходи от издадени фактури навреме не винаги е възможно и когато не се случи, това може да доведе до финансово препятствие. Фирмите, които бавят плащанията, могат да изиграят лоша шега за финансовата стабилност на бизнеса ти. Дори когато приходите и печалбите изглеждат добре на хартия, ако парите не са на твое разположение, може да изпаднеш в значителни затруднения при плащането на най-рутинните и ежедневни разходи.

Защо е важен процесът на фактуриране?

Нека обясним. Процесът на фактуриране по същество е сърцебиенето на твоя малък бизнес. Паричните средства са кръвта, която те кара да се движиш напред всеки ден. Следователно е изключително важно да осигуриш ефективен и рационализиран процес на таксуване и фактуриране. Това очевидно би следвало да е задача за всички собственици на бизнес и мениджъри. Все пак, само някои от тези малки предприемачи действително предприемат действия за подобряване, оптимизиране или осигуряване на ефикасността на отдела за издаване на фактури и получаване на приходи. И почти винаги има нещо за подобрение.

Основните, опростени процедури за таксуване, фактуриране и събиране могат да бъдат както ефективни, така и евтини. И все пак ключът е да се поддържат внимателно и да се вземат предвид детайлите по издаване на фактури. Вместо да наемаш излишно служители или да купуваш сложен софтуер, гладко работещият процес на фактуриране към контрагентите се изгражда с търпение, ноу-хау и промяна.

И така, как може да подобриш системата за издаване на фактури към клиентите си? Нека да видим тествани съвети за това как да адаптираш стратегията за фактуриране на малкия си бизнес.

Трикове за по-ефективно фактуриране

Нашият съвет е да имаш определени писмени договорености с контрагентите си и да следиш стриктно всички плащания да влизат навреме във фирмената сметка. Съставихме списък със 7 точки, благодарение на които да получаваш по-бързо приходи от издадени фактури.

1. Избягвай фактурирането в края на месеца

Фактурите, които се изпращат на 30 или 31 число на месеца, вероятно ще отнемат повече дни, за да бъдат платени. Изпрати фактурите си по-рано през месеца, за да увеличиш шансовете си за навременни плащания.

2. Кратко основание за фактуриране

Никой не обича да отделя прекалено много време за рутинни неща като преглед на фактури. Препоръчително е да се придържаш към кратки, точни и ясни основания за фактуриране, за да може твоят контрагент бързо и лесно да се ориентира за какво, как и кога трябва да плати. Включването от 2 до 5 пера в основанието за плащане попада в златната среда, всичко друго е твърде много. Освен ако самият клиент не иска по-детайлна разбивка.

3. Няколко фактури с по-ниска стойност

В случай, че на длъжниците се наложи да плащат по-големи суми наведнъж, това може да наложи забавяне на процеса. Съветваме те да помислиш за разбиването на общата сума на по-малки фактури. Дори ако всички те не бъдат платени веднага, поне във фирмената ти сметка на траншове ще влизат малки суми.

4. Ясни условия

Добре е в предварителните договорености да уточниш всички такси, които ще възникнат, ако плащането не бъде получено навреме. Има много по-голям шанс вземанията да бъдат преведени в срок, ако опциите за плащане на неустойка върху сумата бъдат упоменати на по-ранен етап. Ясните условия трябва да бъдат основен приоритет при уточнения на обстоятелствата за фактуриране.

5. Възможност за плащане онлайн

Липсата на възможност за плащане онлайн на фактурите ти изобщо не бива да се поставя под въпрос. В динамиката на днешното време много хора предпочитат да се справят с финансите си по електронен път. Може да не ти се струва голяма работа, но всичко, което можеш да направиш, за да улесниш транзакцията като онлайн плащането - е в твоя полза за по-бързо получаване на приходи. Клиентите ценят спестеното им време, за това помисли за внедряването на вариант за електронно разплащане, ако нямаш още такъв.

6. Автоматични напомняния за плащане

Защо не помислиш за система, която автоматично изпраща напомняния, за предпочитане по имейл, когато са пропуснати срокове за плащане? Като го направиш автоматично, няма да ти се налага да отделяш време за тази рутинна задача, пренебрегвайки по-важни бизнес задължения. Напомнянията ще оставят следа в съзнанието на клиента и ще увеличат вероятността скоро фактурата ти да бъде платена.

7. Поддържане на добър тон

Дори ако си любезен и поддържаш добър тон към клиентите си като цяло, може да не ти хрумне да използваш определени думи при изпращане на фактурата. И все пак, в случай че пускаш фактура по имейл и просто включиш „моля“ и „благодаря“ в текста на писмото, тогава е много по-вероятно да получиш по-скоро вземането си, отколкото ако не поддържаш добър тон. Това е проста корекция, която може да внесе пари в сметката ти по-рано.

Ако не придобиваш регулярно сумите по фактурите си, това може да навреди на малкия ти бизнес. Важно е да получаваш навреме вземанията си, за да може на свой ред да платиш собствените си задължения, тъй като парите, които дължиш, и неплатените фактури могат да доведат до финансови проблеми и да навредят на фирмените кредити. Променяйки процесите по фактуриране и спазвайки горните 7 трика, може да доведеш до драматична разлика в твоята способност да получаваш по-бързи плащания.