6 изпитани стъпки за подобряване на вашата офис продуктивност (+ още няколко полезни практики)

Знаете ли коя е една от основните причини за нарушената работна продуктивност при съвременните хора? А какво ви пречи да изпитвате удовлетвореност от вашето офис преживяване? Стига ли ви времето да се справите с поставените дневни задачи?

Станаха ли прекалено много важните въпроси за начало на статията ни тази седмица?

Всъщност, според мнозина експерти в областта на трудовата медицина и работната ефективност, хаосът и липсата на приоритети са сред най-честите причини за слаби резултати. И, ако сте от онзи изчезващ вид отговорни личности, тази тенденция предполагаме ви разочарова.

Редица корпоративни лидери (за нас лично по нелепо стечение на обстоятелствата станали такива) продължават да твърдят – мечтаният съвременен служител е онзи, справящ се отлично с няколко дейности едновременно. Тоест „човекът-мултитаскинг“ – това е Най-Търсеният специалист, без значение от професията му, опита или качеството извършена работа. 

Както обаче обича да казва българският служител: „Да, ама не?!“.

Броят изследователи, заставащи категорично срещу вършенето на няколко работни задачи по едно и също време, се увеличава ден след ден. Така например, в края на месец май 2016-а година, престижната бизнес медия Forbes публикува статия със заглавие: „Как постоянната ангажираност влияе зле на успеха?“.  (линк към статията: https://bit.ly/2ZL4eyK ).

Въпросният материал цитира проучване, съставено от Дейвид Мейер – професор по когнитивна психология в Мичиганския университет, САЩ. В своя труд 76 годишният учен поставя акцент: превключването от една задача в друга увеличава времето необходимо за справяне с двете задания, с 25%.

Мейер уточнява: „Мултитаскингът забавя работния процес и повишава шансовете за допускане на грешки. Прекъсването на концентрацията и недовършването на започнатото влияят негативно от гледна точка на възможностите за възприемане на информация.“

Докладът на учения от Мичиган става повод за провеждане на опити с главни действащи лица служители на технологичния гигант Microsoft. Какви са резултати?

Ерик Хорвиц, ръководител от екипа на Бил Гейтс оглавил експеримента, споделя: „Останах изключително изненадан! Оказа, че нашите служители губят изключително много време да се фокусират отново върху задачите си, ако бъдат прекъснати дори за момент. Изследването ни потвърди теорията на професор Мейер.

Факт е: на хората са им нужни средно по 15 минути да се съсредоточат върху важните проекти (като например писането на доклад или съставянето на компютърен код), всеки път след като са прекъснати от съобщение за получен имейл, телефонен разговор или друг тип нотификации.

Ако тези резултати се отразяват зле на компания от ранга на Microsoft, би трябвало ефектът да е същият и на други места“.

В Европа (а очевидно постепенно и в Щатите) да изтъкваш постоянната си ангажираност вече не се счита за предимство. Напротив.

Противно на дълго властвалото мнение, че добрият служител е онзи вършещ максимален обем работа, в мениджърската практика се набляга на нови критерии:

-      Качество на свършената работа;

-      Резултати, появили се след приключването на задачата;

-      Необходимост от преразглеждане;

-      Допуснати грешки.

Все пак нека бъдем обективни. Качеството на извършеното от един служител и стойността, която той създава за организацията трябва да бъдат водещи при оценяването на неговия труд. Но времето, за което се справя с поставените задачи също е от изключително значение. Както пише в дебелите книги ефективността от извършеното действие е хибрид от качество и време.

Държим да подчертаем: за нас, уравнението е вярно в този ред на компонентите.

Някой от четящите биха казали: „Отлично проблемът е налице. Но как ще го разрешим?!”.

Предполагаме ще се съгласите - за всеки от нас позитивно работят различни методи. Познаваме фенове на германския модел за работен ден – на 40 минути труд се полагат 10 минути почивка. Система използвана и в българските училища – първи три часа занятия, две малкия междучасия, и след третото - голямо междучасие от двадесет минути.

Описаното разпределение на време дава резултати при едно много важно условие.

Фокусираност през всички 40 минути работен режим!

И второ много важно условие – почивката си е почивка. Тук една сигнална лампичка. Спазвайте стриктно времетраенето й. Без излишно скатаване, защото по нашите земи темата за стойността на труда е деликатна. Въпрос на гледна точка е: дали ще възприемат България за начало на Европа? Или за входа към Ориента?

Училищният график по индиректен начин ни води към изпитан метод за повишаване на продуктивността. А именно техниката Pomodoro. (“помодоро“ от италиански значи домат).

Каква е нейната концепция?

През 1980 година, Франческо Кирило, работейки от своята кухня, поставя пред себе си таймер във формата на домат(„таймер“ – часовник, отброяващ времето в обратен ред). Сеньор Кирило навива своя полезен зеленчук на 25 минути. Условието му е в този диапазон да се постарае да запази концентрация изцяло върху настоящата задача. Без разсейване и ненужни действия.

Ще кажете: „Е, лесна работа – по онова време не са разполагали нито със смартфони, нито със социални мрежи!“. И сигурно ще сте прави. Но модерните обстоятелства само действат в полза на доматената техника. Колкото повече тестови фактори, толкова по-добре.

И така какво представлява техниката „Помодоро“?

Накратко тя е съставена от 6 стъпки:

1.    Изберете цел, задача, задание, което искате да извършите. Приключване на първата стъпка от работата по голям проект, преглед на служебната ви поща и отговаряне на приоритетните имейли, прозвъняване на потенциални клиенти на организацията.

2.    Нарежете си един домат – отнема 25 минути – настройте таймера и дайте обещание на себе си – следващият четвърт час ще се отдам изцяло на работа по поставената задача. Нищо друго няма значение. (лична препоръка от автора на статията, изключете си интернета на телефона от настройките, затворете всякакви социални мрежи, затворете имейлите. Ако е супер спешно ще ви се обадят!).

3.    Работете спокойно и концентрирано, докато таймерът даде сигнал за край на първото помодоро. Ако в хода на работа се сетите за задача, която трябва да свършите по-късно запишете си я в тефтер.

4. Когато таймерът щастливо оповести, че 25 минутката е свършила, отбележете тикче или друг по-забавен маркер.

5. Време за почивка и така любимото разсейване! Това са вашите 5 минути.

Разходете се в офиса, излезте на терасата, разкажете някой виц на колега, поровете се в Instagram….. Ваша си работа. Но в рамките на 5 минути!

Окей? Като свърши почивката поставете друг маркер за разтуха. Примерно права черта.

И Стъпка номер 6: След четвъртия домат (общо 100 минути концентрирана работа), заслужавате по-дълга почивка. 20 минути звучи чудесно. Или направо 30 минути. Според нас зависи от естеството на извършената работа.

В най-общи линии така функционира „Техниката Помодоро“. Според официалния й сайт: https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique над 2 милиона трудещи се вече са трансформирали своето работно ежедневие, ставайки по-продуктивни, по-фокусирани и вярвате или не, по-умни.

Дали обаче този метод работи за вас?!

Както много детайли в съвремието ни, отговорът е: „Опитай и ще разбереш!“. Хубавото на идеята на Франческо Кирило са нейната семплост и лесна приложимост. Ако ви свърши работа ще ни черпите хубава студена бира и салата от селски домати. Ако ли не, едва ли толкова много сме ви отклонили от така или иначе натоварения ви график.

За автора на статията метода, вече трети ден действа отлично. Чувства се полезен, ефективен и дори сякаш по-малко изморен от обичайното. Трябва да се вземе предвид артистичната му натура и склонност да прескача от тема в тема. Което надяваме се, не се отнася за редовете до тук. В противен случай, вие бихте отбелязали, че обективно погледнато, доматената схема не сработва дори за самодоволния анализатор.

Той обаче би увеличил леко мащаба, съпоставяйки прийомите на италианския факир с немските или да си ги кажем направо западните разбирания за продуктивност. Според тях всяка задача, проект или задание трябва да се раздели на отделни порции. Малко напомня на храненето и съветите на диетолозите. Бавно, методично и с постоянство.

Популярен представител на прочутата германска прагматичност в последните години е футболният треньор Юрген Клоп. (понастоящем мениджър на легендарния английски клуб „Ливърпул“) Познат на масовата аудитория като винаги усмихнат и често крайно ексцентричен, в книгата „Klopp: Bring the Noise” на автора Рафаел Хонигщайн,  футболният любимец е представен в нова роля. Тази на сериозен тактик.

В началото на треньорската си кариера Юрген ръководи изпадналия в тежка ситуация „Майнц 05“. Отборът се представя крайно незадоволително и това определя статута му на един от най-бедните тимове от елита на Германия.

Стъпка номер едно на новия треньор е отговор на въпроса: „Какъв е планът?“. И това никак не е случайно.

При каквито и обстоятелства да се намира, човек изпитва увереност, ако се е подготвил с идея за действие. В случая с Юрген Клоп, тактическият му замисъл е да компенсира липсата на достатъчно класни футболисти с такива готови за здраво тичане. Концепцията сработва и само след три сезона „Майнц 05“ за първи път в своята 99 годишна история става част от най-горното ниво на немския футбол.

Седем години по-късно Клоп поема друг потънал в дългове, на ръба на фалита клуб. Този път един от „заспалите гиганти“ в европейския спорт – „Борусия /Дортмунд/“. Щабът на очилатия специалист отново разполага със стратегия.

Тренировъчната седмица е стриктно разграфена. Понеделник – почивен ден. Вторник – гимнастически упражнения, спринтове, игра четирима на четирима под формата на турнир. Сряда – двустранна игра. Този път 11 на 11. Преди да започне, футболистите правят лека загрявка и упражнения за точни подавания. Програмата за четвъртък включва удари към вратата. Отнася се за всички без защитниците. Петък е времето отделено за статични положения. Събота е най-важният ден – официалният двубой от немското първенство. А в неделя играчите се събират за възстановителни упражнения + видео анализ на изминалия мач и кратко представяне на следващия противник.

Защитникът на „Борусия“ Невен Суботич споделя: „Цялата рутина беше толкова брутална, че на човек не му остава време да мисли за каквото и да е друго.“ А този резултат е напълно в концепцията на Юрген Клоп. Неговата идея е футболистите да живеят единствено и само за момента. Без излишни съжаления за отминалото или предположения за предстоящото.Треньорът не веднъж споделя, че от миналото се вземат изводите, а настоящето те подготвя за бъдещето.

Колкото и дамите да изразяват съмнение, футболът прилича на живота. А още повече, особено в последните двадесет години и на бизнеса. За да успееш в него, ти трябва план, опит във всевъзможни ситуации и концепция. Продуктивността е производна на постоянното им следване. Съгласен ли си?